REGISTRO OFICIAL DE EQUIPO DE CÓMPUTO

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Descripción

El Registro Oficial de Equipo de Cómputo es el servicio encargado de generar un padrón para mantener actualizado la asignación de los equipos de cómputo a sus distintos usuarios dentro del Campus Monterrey.

 

Proceso de entrega y asignación de equipo de cómputo
Resumen de políticas
Semestre Agosto-Diciembre 2009

  1. Las compras autorizadas de equipo de cómputo se clasifican en dos tipos: compra por incremento y compra por renovación.
  2. Las compras por incremento, se autorizarán una vez justificada la solicitud y asignación del responsable equipo, en casos como los siguientes:
    • Creación de plazas para nuevo personal.
    • Creación de nuevos puestos y/o funciones para personal existente.
    • Soporte a nuevos servicios y/o infraestructura.
    • Creación de nuevos salones y/o aulas.
    • Creación de nuevos laboratorios y/o salas de cómputo.
  3. Las compras por renovación son aquellas destinadas a reemplazar un activo de cómputo inservible u obsoleto. La entrega y asignación del nuevo equipo se hará a contraentrega del equipo anteriormente asignado al usuario final.
  4. Todos aquellos equipos con 5 años o más de operación, serán declarados como "Equipos Obsoletos Sin Funcionalidad (OSF)", y para efectos de los procesos de registro, entrega y reasignación no serán considerados como un activo de cómputo por parte del Campus Monterrey.
  5. Los equipos recuperados en el proceso de entrega serán valorados por INGSER para determinar si pueden continuar en operación.
  6. En aquellas situaciones donde el equipo entregado pueda seguir operando, el usuario podrá solicitar su reasignación bajo las siguientes condiciones:
    • El equipo deberá ser operativo (5 años o menos en uso).
    • El equipo no deberá presentar fallas y/o requerir reparaciones.
    • La reasignación deberá hacerse del usuario actual a un nuevo usuario.
    • El nuevo usuario deberá tener un equipo con menor poder de cómputo y/o con mayor antigüedad.
    • El nuevo usuario deberá entregar el equipo actualmente asignado a cambio del nuevo equipo.
    • El equipo de especialidad no podrá ser reasignado.
  7. Se establece un plazo máximo de 30 días naturales para completar el proceso de entrega en el caso de un equipo nuevo y de 15 días naturales para completar el proceso de reasignación de un equipo. En aquellos casos donde se presente el incumplimiento del plazo acordado, el equipo quedará a disposición de INGSER, para atender las solicitudes de equipamiento que estén pendientes en las diferentes áreas del Campus Monterrey.
  8. Se considerará a un usuario con registro irregular, cuando se presenten alguna de las siguientes situaciones:
    • El registro contiene activos de cómputo obsoletos cuya disposición no ha sido debidamente acreditada.
    • El registro del usuario contiene activos de cómputo que son utilizados por otros usuarios y que no se encuentran bajo su supervisión directa.
    • El registro del usuario contiene activos de cómputo que se encuentran extraviados y no se han reportado para su localización.
    • El registro del usuario contiene activos de cómputo que fueron robados y que no se han reportado formalmente a seguridad interna y/o administración de riesgos para acreditar el siniestro.
    • El registro contiene un número mayor de activos de cómputo a los autorizados de acuerdo con su perfil y funciones vigentes.
  9. Cuando un usuario presenta un registro irregular puede regularizarse a través del siguiente procedimiento:
    • El usuario solicitará la regularización de su registro a través de un correo electrónico a esta cuenta. Este correo deberá incluir los datos del usuario (Nombre, Nómina, Extensión y lista de equipos a su cargo).
    • INGSER notificará vía correo electrónico los equipos oficialmente asignados a nombre del usuario.
    • A partir de este registro, se le indicará al usuario cuales son considerados "Equipos Obsoletos Sin Funcionalidad", para que se proceda a su disposición y/o al retiro de su etiqueta de servicio (INGSERTAG).
    • De los equipos restantes, se procederá a determinar la ubicación física de los equipos asignados a nombre del usuario. Todos aquellos equipos que no puedan ser localizados deberán ser reportados como extraviados o robados.
    • Del grupo de equipos que pueden ser ubicados, y que actualmente sean utilizados por otros usuarios, áreas y/o proyectos serán reasignados para actualizar el registro del usuario.
    • De la lista de equipos bajo supervisión directa del usuario, se documentará su uso para tomar en cuenta esta información en futuros procesos de renovación del equipo.
    • Los equipos excedentes que hayan quedado a nombre del usuario deberán ser declarados como salas de cómputo de uso común y/o laboratorios de cómputo según el caso y los servicios que ofrezcan al instituto.
    • Al final del proceso, se enviará al usuario un Reporte Oficial donde se detallará la lista de activos de cómputo bajo su responsabilidad. Con base en esta lista se seleccionará el equipo que deberá entregarse a cambio de un equipo en caso de entrega y/o reasignación de un activo de cómputo.
  10. Se define a esta cuenta como canal oficial para establecer solicitudes, notificaciones y/o aclaraciones por parte de los usuarios del Campus Monterrey en el proceso de entrega, reasignación, regularización y aseguramiento del equipo de cómputo.
  11. En aquellos casos donde un empleado del Campus Monterrey proceda terminar su relación laboral con el Campus y/o el Instituto, deberá acreditar el procedimiento de aseguramiento del equipo de cómputo.
  12. No se aceptarán equipos asignados a nombre de otro usuario, salvo en las siguientes situaciones:
    • Cuando el usuario oficial del equipo haya dejado de laborar en el Instituto y/o haya pasado a realizar nuevas funciones fuera del campus, se procederá de la siguiente manera:
      • Se procederá a documentar la asignación del equipo al usuario donde quedará constancia del periodo de posesión del equipo.
      • Se notificará al usuario oficial del equipo el cambio en la reasignación, con la finalidad de realizar las aclaraciones pertinentes.
      • Se documentará la entrega del mismo para los fines que al usuario convengan.
    • En aquellos casos donde el equipo a haya sido reportados como extraviado y/o robado, se procederá a documentar la entrega y se dará aviso a la Dirección de Seguridad Interna y/o a la Dirección de Controlaría del Campus Monterrey para que realicen las aclaraciones pertinentes al caso.


Preguntas frecuentes

  • ¿Qué es el ROEC?
    El Registro Oficial de Equipo de Cómputo (ROEC) es un padrón encargado de mantener actualizado la asignación oficial entre los equipos de cómputo y sus usuarios finales.
  • ¿Para que sirve el ROEC?
    La información contenida en el padrón apoya a en la toma de decisión para los distintos programas de renovación de equipo de cómputo en el Campus Monterrey. Adicionalmente permite ofrecer información oportuna sobre aquellos activos de cómputo que han sido extraviados y/o robados.
  • ¿Qué servicios relacionados al ROEC puedo solicitar a INGSER?
    1. Disposición de equipo de cómputo obsoleto o inservible.
    2. Reasignación de equipo de cómputo.
    3. Registro y documentación de nuevas salas y laboratorios de cómputo.
    4. Regularización en el registro personal del equipo de cómputo.
    5. Consulta de equipo de cómputo asignado a nombre de un usuario.
  • ¿Cuáles son las condiciones del servicio?
    Que el usuario final sea profesor o empleado con nómina activa, y que el equipo registrado sea propiedad del Campus Monterrey.
  • ¿Qué tipos de equipos se pueden registrar en el ROEC?
    • Computadoras portátiles
    • Computadoras de escritorio
    • Impresoras
    • Multifuncionales
    • Equipo de red
    • Equipo de videoconferencias
    • Periféricos varios
  • ¿Cuáles son las condiciones para registrar un equipo?
    1. Que el activo haya sido adquirido con presupuesto del Campus Monterrey (sin importar si esta destinado a actividades académicas, administrativas, de investigación o de extensión).
    2. Que la compra del activo haya sido tramitada mediante el departamento de Compras del Campus Monterrey, para que el equipo cuente con un número de activo fijo.
  • ¿Los donativos se consideran como activos propiedad del Campus Monterrey?
    Sí, una vez que se firma un acuerdo con una organización externa, todos los activos de cómputo deben ser inventariados por Control de Activos y una vez etiquetados pasan a formar parte del inventario oficial del Campus Monterrey.
  • ¿Qué es un equipo Obsoleto Sin Funcionalidad?
    Es un equipo que tiene 5 años o más de uso, y/o que sufre una falla o defecto cuya reparación resultad incosteable.
  • ¿Qué debo hacer si quiero desechar un equipo Obsoleto Sin Funcionalidad?
    Puede solicitar su disposición a INGSER mediante un correo electrónico a esta cuenta. El correo deberá incluir los siguientes datos:
    1. Datos del solicitante (Nómina, nombre, correo electrónico y extensión)
    2. Datos del equipo(s) a desechar (INGSERTAG, marca y modelo)
  • ¿Qué beneficios obtengo al deshacerse de un equipo Obsoleto Sin Funcionalidad?
    1. Evitar problemas en una auditoria al responder solo por los activos de cómputo que actualmente utiliza y estén bajo su supervisión directa.
    2. Evitar que estos equipos sean utilizados para extraer piezas, y que estas piezas sean utilizadas en otros equipos invalidando sus garantías.
    3. Evitar el robo y/o extravío de piezas o componentes de equipos que se encuentran en su registro sin estar bajo su supervisión directa.
    4. Ayudar al ahorro de energía al retirar equipos obsoletos, cuyo desempeño se encuentra por debajo de los estándares actuales.
    5. Ayudar al uso eficiente de los recursos al evitar el pago de l licencias e infraestructura que no es necesaria para la operación del campus.
  • ¿Qué debo hacer si quiero reasignar equipo de cómputo dentro de mi departamento? Solicitarlo a INGSER mediante un correo electrónico a esta cuenta, el correo deberá incluir los siguientes datos:
    1. Datos del usuario actual (Nómina, Nombre, correo y extensión)
    2. Datos del nuevo usuario (Nómina, Nombre, correo y extensión)
    3. Datos del equipo (INGSERTAG, marca y modelo)
  • ¿Qué significa tener un registro irregular en el ROEC?
    Un registro irregular ocurre cuando la documentación que se genera durante el proceso de entrega del equipo de cómputo, no coincide con el usuario final actual y/o la ubicación física del activo. Los casos más comunes que generan esta situación son:
    1. Personal que tuvo bajo su cargo equipo de cómputo asignado y que no ha acreditado su disposición (Remisión a Almacén General).
    2. Personal que apoyó la compra y entrega de equipo de cómputo dentro de su departamento y/o dirección, y que actualmente no supervisa directamente estos equipos.
    3. Personal con equipo de cómputo extraviado dentro o fuera de las instalaciones del Campus Monterrey.
    4. Personal con equipo de cómputo que fue robado, y que no han acreditado el incidente con Seguridad Interna y/o Administración de Riesgos en el Campus Monterrey.
    5. Personal que utiliza equipo de cómputo que no esta actualmente registrado en el ROEC.
  • ¿Qué hago para regularizar mi registro?
    Puede solicitar este servicio a INGSER mediante un correo electrónico a esta cuenta, con la siguiente información:
    1. Incluir en el título del correo (subject) "Solicitud de registro"
    2. Datos del solicitante (Nómina, nombre, correo y extensión)
    3. Lista de equipos a su cargo (Por cada equipo se deberá enviar INGSERTAG, marca y modelo)
  • ¿Qué hacer si me roban un equipo de cómputo que es propiedad del Campus Monterrey?
    1. Notificar a INGSER en esta cuenta.
    2. Presentar la denuncia formal ante el Ministerio Público.
    3. Notificar al Departamento de Administración de Riesgos (Lic. Fernando de la Cruz González Ext. 3030)
    4. Armar el expediente para generar la reclamación al seguro contra robo:
    5. Dar seguimiento al caso hasta tener una resolución, para acreditar la baja del equipo y generar su reposición (con depósito del seguro y/o con presupuesto del departamento, dirección y/o escuela).
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. México